시간 관리 십계명

1. 매일 아침에 해야 할 일에 대한 목록을 만든다.
만약 당신이 어떤 일을 하고 싶든 목록을 갖고 있지 않으면 효과적인 시간 관리도 할 수 없을 것이다. 매일 아침을 시작할 때, 또는 그 전날 잠들기 전에 반드시 해야 할 일에 대한 목록을 만들라. 이 목록에는 비즈니스에 관한 일이나 개인적인 일도 포함되며 이것을 종이에 펜으로 적어도 좋고 PC나 PDA 등에 입력시켜도 좋다. 하루를 보내면서 여러 번씩 이 목록을 참고로 하라. 예를 들면 회의가 시작되기 전에 10분의 여유가 있다면 당신의 목록을 한번 정도 읽어보라. 어쩌면 10분 안에 이메일을 한 개 보낼 수도 있을 것이다. 한 가지의 일을 수행할 때마다 그것을 목록에서 지워나가자. 당신도 필자와 비슷하다면 한 가지씩 지워나갈 때마다 매우 흐뭇할 것이다.
저는 PC의 바탕화면에 TXT파일로 할일을 정리합니다. 아웃룩의 일정관리를 써 봤는데 이게 더 좋았습니다.

2. 계속해서 관심을 가져야 할 일들을 모두 목록에 기록해 둔다
그 날 하루에 일어나는 새로운 일들을 당신이 가지고 있는 그날그날의 목록에 기록할 것. 당신이 가지고 있는 목록이 너무 길고 그 일을 내일이나 그 다음날 해도 괜찮다면 그 다음날이나 이틀 후 목록에 적어놓자. 왜 사람들이 어떤 일을 하겠다고 말하고는 잊어버리는지 이유를 아는가? 그것은 사람들이 적어놓지 않기 때문이다. 필자가 관리 임무를 맡고 있을 때는 사람들에게 종종 우리가 어떤 일을 언제까지 해야 하는지 등에 관해 이야기를 해야 할 때가 많았는데 필자는 사람들의 기억력을 절대로 신뢰하지 않았다. 사람들이 펜과 종이를 가지고 오지 않을 때 필자는 종이와 펜을 주어 그들이 해야 할 일은 무엇이며 마감일은 언제인지 적도록 했다.
결국 메모의 필요성인데, 아직 기억력이 좀 돼서 이정도 까지는 아닌듯…

3. 아직 덜 끝난 일은 다음 날로 돌리고 계속해서 추진하라.
자 이제 당신에게는 그날 해야 할 일에 대한 목록이 있고 지속적으로 해야 할 일 목록에 새로운 조항들을 추가했다. 그날 끝내지 못한 일에 대해서는 어떻게 해야 할까? 그런 일들은 다음 날로 미루면서 내일 해야 할 일 목록에 추가시켜야 한다. 그렇다고 해서 일을 계속해서 미루지는 말라. 계속 다음날로 그 다음날로 미루는 일들이 점점 쌓여서 목록이 너무 길어지면 곤란하다. 중요한 일이라면 반드시 마쳐야 한다. 그러나 만약에 그 일이 그리 중요한 것이 아닐 때는 당신이 그 일을 해주기를 기다리고 있는 사람에게 아직 끝내지 못했다고 설명해줘야 한다.
결국 앞의 이야기랑 똑같은 이야기??

4. 마감일을 늘 염두에 둔다.
목록을 사용해서 항상 마감일이 언제인지 기억하라. 여기에는 직장 동료들과 친구들에 대한 약속날짜도 포함된다. 필자의 경험에 의하면 사람들이 약속일을 지키는 것보다는 잊어버리는 일이 더 많았다. 잘 이해하지 못한 경우라면 연락을 해서 그 일을 언제까지 해야 하는지 물어보고 그 내용을 적으라. 그 후에는 이 일을 제때 마칠 수 있도록 시간 관리 기술을 활용하라. 그리고 약속을 지킬 수 없다면 사정을 미리 알려야 한다.
마감일 지키기 이거 진짜 어려운 일이죠. 마감일이 엿가락 처럼 왔다갔다 하는 거 자체를 없애는 게 더 중요할 듯..

5. 이 달과 다음 달에 해야 할 일에 대한 우선순위를 정한다.
필자가 알기에 오늘 할 일에 대해서 목록으로 정리해 둔 사람들은 많다. 하지만 이 달과 다음 달에 해야 할 일에 대한 좀더 고차원적인 목록을 가지고 있는 사람은 몇이나 될까? 당신이 하고 있는 일이 항상 마감일이 그날그날로 끝나야하는 거래에 관련된 일이 아니라면 매달 초에 그 달에는 어떤 일을 하고 싶은지 결정하는 시간을 내야 한다. 이런 목록들을 만드는 것은 분명히 어려운 일이다. 하지만 이런 목록을 갖고 있다는 것만으로도 우리는 꾸준히 우리가 완수하고 싶은 일에 초점을 맞출 수 있을 것이다. 한 달이 거의 끝나갈 무렵에는 다음 달에 해야 할 일 목록에 새로운 목표를 계속해서 추가하라.
바로 이겁니다. 장기적인 월 계획이 필요할 것 같네요. 일 뿐만 아니라 휴가 계획 까지도..

6. 장기적인 목표를 상기시켜줄 방법을 찾는다.
당신의 해야 할 일 목록 정도로는 상당히 먼 미래에 기억해야 할 필요가 있는 일을 기억하기가 쉽지 않을 것이다. 예를 들어 당신이 동료에게 2개월 후에 지켜야 할 일을 약속하는 경우에는 이것을 계속해서 기억나게 해줄 방법이 있어야 하며 2개월 후에 당신에게 그 일에 대해 상기시켜 주어야 한다. 필자는 항상 일정표를 사용한다. 대부분 온라인 일정표에는 이러한 미리 알림 기능이 있다. 사실 필자는 여러 번에 걸쳐서 미리 알림을 설정해둔다. 그렇기 때문에 한번 정도 놓치더라도 다음날에는 그 미리 알림 공지를 보게 된다.
역시 시간 관리는 일정 관리 하라는 이야기 밖에 없는가? 좀 진부하지 않나?

7. 책상을 깨끗한 상태로 정리해둔다
지저분한 환경에서 일하는 사람치고 시간관리를 잘하는 사람은 본적이 없다. 사실 사무실이나 칸막이 등에 물건을 너저분하게 둔 사람들은 대부분 시간 관리를 제대로 하지 못한다. 너저분하게 물건이 많은 환경에서 이것저것 찾기 위해 엄청난 시간을 낭비한다면 어떻게 좋은 시간 관리자가 될 수 있겠는가.
바로 접니다… 항상 지저분한 상태.. 그러나 치울땐 칼같이 치우는데..

8. 현재 진행 중인 프로젝트는 한 곳에 배치한다
자주 당신은 여러 가지 서로 다른 종류의 활동이나 프로젝트를 진행시켜야할 때가 있을 것이다. 당신이 해야 할 일들을 잘 분류하라. 필자는 필자가 현재 작업 중에 있는 서류들은 모두 다 쉽게 볼 수 있는 한 곳에 둔다. 어떤 프로젝트를 다 마치고 나면 그 폴더는 다른 곳으로 옮겨놓는다.
저는 최근 문서들은 바로 제 옆에 순서대로 쌓아 놓습니다. 그리고 한두달이 지나면 다 문서재생용지로 가거나 버리지요. 문서들이야 다 PC에 있으니..

9. 더 이상 필요없는 파일과 문서들을 삭제한다
어떤 사람들은 이 말을 들고 놀랄지도 모른다. 지난 10년 동안 필자는 프로젝트가 끝날 때마다 거기에 관련된 자료를 넣어둘 수 있는 파일 캐비넷을 정해서 사용해왔다. 필자는 새로운 작업 목록들을 서랍 앞부분에 꽂아둔다. 그 서랍이 가득차면 필자는 그 서랍 뒤쪽에 있는 파일들을 조금씩 내다버린다. 즉 다른 말로 하자면 필자는 서랍 한 개에 들어갈 정도 이상의 파일은 보관하지 않는다.

당신은 아마도 현재든 앞으로든 아무도 관심을 보이지 않을 서류들을 산더미같이 갖고 있을 것이다. 물론 필요한 사용자 매뉴얼이나 참고 자료를 버리라는 것은 아니다. 필자가 말하는 것은 눈덩이처럼 커지는 업무 파일에 관한 것이다. 물론 일년에 한번 정도는 필자도 버린 것을 후회할 때도 있다. 그러나 대개 온라인에 들어가면 종이 문서의 원본 파일을 찾아볼 수 있다.
내가 앞에서 적은건데..

10. 컴퓨터 파일은 백업 후 삭제한다
필자는 디지털 문서에 대해서도 이와 유사한 철학을 가지고 있다. 필자가 장담컨대 당신이 온라인 업무 파일에 저장하고 있는 내용의 95%는 아마도 3개월이나 그 이하로만 보관해도 되는 것들일 것이다. 필자는 정기적으로 CD나 혹은 디스크에 보관하고 있는 필자의 파일에 대해 백업작업을 하고 있으며 더 이상 필요하지 않은 것들은 찾아내 삭제해버린다.
요즘같이 하드 용량이 충분한 때 이렇게 해야 될 필요가 있나 싶습니다. 오히려 폴더를 잘 정리해서 분류하는게 중요할 것 같습니다. 어떤 프로젝트는 중요해서 폴더를 분기하고도 하고 어떤 것은 ETC에 처박을 수도 있을 듯..
Tom Mochal (ZDNet Korea)
http://www.zdnet.co.kr/foreignnews/article.jsp?id=66223&forum=1

읽고나니 좀 진부한 내용인듯 합니다만 그래도 일단 원칙적으로 필요한 내용인 듯 해서 소개했습니다. 좀 더 장기적으로 이영곤님의 직장인을 위한 멘토링에 실린 글을 인용해 봅니다.

“앞으로 수 년 후 여러분들은 어떤 모습일 것으로 생각하십니까? 어느 회사에서 혹은 어떤 일을 하고 계실 것으로 생각하십니까?”

이런 질문을 필자는 가까운 후배들에게 자주 하는 편인데, 명쾌한 답변을 들어 보지 못해 아쉬운 적이 많다. 구체적으로 어느 회사에서 어떤 일을 하고 있을 지 어느 누구도 장담하지 못할 것이며 그것은 필자 역시 마찬가지이다.

“그렇다면 수 년 후 여러분의 서 있는 미래는 지금보다는 분명히 좋을 것으로 확신하십니까? 왜 그렇습니까?”

필자의 두번째 질문에도 역시 좋은 답변을 들려 주는 지인들이 많지 않다는 것이 필자의 경험이다. 필자에게 똑 같은 질문을 한다면, “언제나 내일은 오늘보다는 화려합니다.”라고 답변을 한다. 왜 그렇습니까? 라고 묻는경우 내일을 미리 미리 설계하고 있기 때문이라고 대답한다. 내일을 미리 설계하는 일은 막연하게 “내일은 오늘보다는 좋겠지!”라는 기대심리와는 분명히 다르다. 내일을 설계하는 밑그림을 필자에게 보여 줄 수 있는 지인이 많지 않다는 아쉬움이 항상 필자를 안타깝게 한다.

국내 S그룹에서 근무하던 필자는 인생을 바꿔야 겠다는 생각을 한 바 있다. 인생을 바꾸기 위해서는 다른 업종에서 다른 직장에서 일하는 것이 타당하다고 판단한 필자는 몇 년을 들고 다녀도 좋을 노트 한 권을 구입했다. 그리고 필자의 향후 인생계획을 하나씩 하나씩 정리하고 그 계획을 충족하기 위해서 어떤 준비를 해야 하는지를 정리하였다. 멀리 있는 미래는 막연하나 그 준비과정을 하나씩 정리하는 것은 당장은 허황된 계획으로 여겨질 수도 있다. 대학원 입학, 자격증 획득, 새로운 업계로의 이직준비, 높은 연봉을 받을 수 있는 이직대상 회사 등 많은 계획을 작성하였고 몇 년 전 필자는 그 노트를 휴지통에 버렸다. 그 노트에 작성한 수 년 전의 계획을 필자는 “금연하자”라는 하나의 계획만을 제외하고는 모두 달성하였기 때문이다. 필자가 처음 그 노트에 계획을 수립하였을 때 주변 동료의 반응은 불가능한 그림을 설계하고 있다는 혹평이었다. 이제 필자는 다른 노트를 새로 구입하여 몇 년후의 모습을 조금씩 설계하고 있다.

이런 노트를 필자는 [인생노트]라고 소개한다. 인생노트는 각자의 몇 년후를 조금씩 설계하는 인생지도를 또는 작게는 커리어플랜을 작성하는 계획도이다. 모두가 미래를 고민하지만 필자의 경험으로는 모두가 미래를 설계하지 않는다라는 느낌을 받는다. 미래는 준비하는 않는 자에게는 고통의 밑그림이지만 미래를 계획하고 준비하는 자에게는 달콤한 향연의 공간이다.

여러분께 하나 제안을 하고 싶다. 오늘은 일찍 퇴근하여 문방구에 들려 봄이 어떨까? 문방구에서 몇 년을 들고 가도 좋을 튼튼하고 가벼운 노트 한 권을 준비하고 내 미래를 어떻게 준비할 것인지 조용히 오늘 밤 고민해 보는 것은 어떤가? 인생노트에는 가볍게 연필로 생각하는 것을 정리하고 지우고 또 다시 작성하면서 조금씩 미래의 그림을 계획해 보기를 권한다. 

여러분의 생각

  1. 저도 ZDNet을 통하여 본 내용이지만
    검색하다가 이리 들어와 보게되어
    다시 읽어보며 channy님의 코멘트를 보다보니
    저도 다시금 생각하게 되네요.
    역시.. 일정은 지키는 것이 가장 중요한 것 같습니다.
    지킬 수 있는 일정을 짜는 능력은 당연한 이야기겠죠 ^^;
    감사합니다.

  2. 금연하기 빼고^^ 저도 계획을 세워봐야겠네요~

    잘읽었습니다~

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